Tener un adecuado planeamiento financiero es clave en el área de Facility Management. No se trata solamente de armar un presupuesto anual y adecuarse al mismo sino que, además, se trata de participar en la estrategia organizacional de un cliente, acompañarlo para asegurar un uso racional e inteligente de los recursos actuales y planificar adecuadamente según las necesidades de infraestructura que se necesitarán en el corto, mediano y largo plazo.

Para eso, los Facility Managers deben crear relaciones fuertes y confiables con los clientes, conocer el mercado en el cual están inmersos y mostrar a través de herramientas financieras que están alineados con el plan estratégico de la empresa. El FM debe saber sobre cómo calcular costos, poder estimar gastos de una forma justa, ver cuáles son las posibilidades de ahorro sin que esto afecta la calidad del servicio y estar en condiciones de preparar presupuestos acordes a las necesidades de la organización.

Es fundamental mantenerse dentro de los parámetros del presupuesto, es por esto que, más allá del cálculo y estimación de los costos utilizados para dicho presupuesto, es necesario mantener un control estricto y hacer las correcciones necesarias ante los posibles desvíos que se puedan dar a lo largo del año. Para esto se debe tener un buen plan de negocios desarrollado, monitorear los gastos, y tener un plan de contingencia acorde para cualquier eventualidad que pueda darse y haga que los costos se eleven por fuera de lo presupuestado. Para todo esto es necesario entender con qué herramientas se cuenta a la hora de planificar y controlar.

La importancia del presupuesto

El rol del Facility Manager tiene una orientación operativa muy pronunciada y muchas veces se deja de lado el análisis financiero desestimando la relevancia que éste tiene y no brindándole el tiempo necesario para una planificación adecuada. Es muy importante entender cómo se debe hacer un presupuesto y los distintos tipos que existen, para poder tener una idea clara de cómo serán los gastos a lo largo de un año. Básicamente, se deben considerar dos presupuestos:

• Presupuesto de Capital
  Es el plan que tiene una organización para invertir en activos a largo plazo. A través de este proceso la organización determina y evalúa los gastos potenciales o inversiones. Estos gastos e inversiones incluyen proyectos tales como la construcción de una nueva planta o edificio, refacciones a edificios existente o una inversión a largo plazo. En general, los proyectos de capital son evaluados en base a su futuro rendimiento (evaluación de la inversion).
• Presupuesto Operativo
  Este tipo de presupuesto se refiere a los gastos que se generan por la operación diaria de los activos (mantenimiento, limpieza, energía, impuestos, servicios varios, etc.). Generalmente se preparan para cubrir un año fiscal.

 

Entender cómo impactan los distintos gastos e ingresos en el área de FM, es fundamental para crear presupuestos que reflejen estimaciones lo más precisas posible para saber cómo va a manejarse financieramente el área a lo largo del año. También es importante entender la relación entre el presupuesto de capital y el operativo. Un aumento en los gastos de capital puede causar un aumento en el presupuesto operativo. Esto ocurre porque los activos requieren mantenimiento y servicios asociados a este presupuesto. Mientras que la compra de los activos proviene del presupuesto de capital, el mantenimiento proviene del presupuesto operativo.

Debido a la interrelación entre ambos presupuestos, es muy importante examinar los gastos de capital por los efectos que tendrán en el presupuesto operativo. La herramienta más utilizada para identificar dichos costos es el análisis LCC (Life Cost Cycle o Costo del Ciclo de Vida), que tiene en cuenta todos los costos asociados con un activo durante su vida útil, incluyendo la compra, operación, mantenimiento y posterior eliminación o reemplazo. En muchos casos, grandes inversiones de capital son aprobadas sobre el resultado del análisis del costo de vida util que reducirán los costos operativos. Si estos resultados son inexactos o exagerados, el área de Facility Manament será quien soporte costos operativos ligeramente mayores para cada año.

Herramientas financieras en Facility Management

Hay 3 herramientas financieras que el Facility Manager debe conocer y manejar:

• Registro de Ingresos
  Muestra el movimiento financiero de una empresa en un período de tiempo. Enumera los ingresos, los gastos y la diferencia entre ingresos y gastos-beneficios. El FM necesita entender cómo los gastos de las instalaciones que maneja contribuyen al gasto general. Esto le dará una idea más clara de qué efecto puede tener sobre los beneficios generales de la empresa.
• Hoja de Balance
  Muestra los activos y pasivos en un solo punto en el tiempo, generalmente al final de un año fiscal. El componente de responsabilidad está conformado por algo que se le debe a alguien. Cualquier factura que aparezca en los libros que muestra una deuda impaga a sus vendedores, se clasificará como un pasivo. Cualquier dinero que se deba a los clientes en los depósitos que se mantienen en el balance también será un pasivo. Equidad es el componente del negocio que los accionistas o propietarios contribuyeron para financiar los activos.
• Estado de Flujos de Efectivo
  El tercer estado financiero clave es menos utilizado pero, sin embargo, muy crítico. Un estado de flujo de efectivo toma el saldo de efectivo al comienzo del año, pasa por todos los ingresos y los añade, elimina todos los gastos en efectivo, agrega en cualquier cambio en los gastos de capital nuevos o existentes y lo resta de dicho efectivo. Es dinero que podría haber sido tomado prestado del banco. Finalmente llega al saldo de efectivo al final del año. Esta declaración le permite seguir cómo el dinero se ha movido por el negocio en cada paso del camino. La cuenta de resultados por sí sola es sólo una parte de la información que se necesita, al igual que el balance general.

 

Estas herramientas son fundamentales para realizar un análisis financiero adecuado y así entender cuáles son los ingresos, cuáles son los egresos y cómo se manejan los flujos de efectivo. Un análisis a conciencia y preciso pueden ayudar a evitar gastos innecesarios y generar ahorros que pueden beneficiar al área de FM o ser absorbidos por la organización para otras áreas que lo necesitan.